Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt das herkömmliche papiergebundene Formular 1, auch bekannt als „gelber Schein“. Sie ist eine Anwendung der Telematikinfrastruktur.
Die eAU wird digital an die Krankenkassen übermittelt, welche die Daten anschließend den Arbeitgebern zum digitalen Abruf bereitstellen. Einen Papierausdruck erhalten auf Wunsch nur noch Patientinnen und Patienten für ihre Unterlagen.
Welche technischen Voraussetzungen benötigt die eAU?
Für die Nutzung der eAU ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur voraussetzend. Zusätzlich dazu sind folgende technische Faktoren notwendig:
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- KIM-Dienst (Kommunikation im Medizinwesen): Zum Versand der eAU an die Krankenkasse wird der speziell gesicherte E-Mail-Dienst KIM genutzt. Hierzu werden spezielle KIM-Mailadressen benötigt.
- elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) inklusive eHBA-PIN: für Signaturvorgänge
- Update für Praxisverwaltungssystem (PVS): eAU-Modul im PVS aktivieren
- Optional: zusätzliches E-Health-Kartenterminal zur Nutzung der Komfortsignatur
Wie wird die eAU ausgestellt?
Wie bisher, erfolgt die Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Praxisverwaltungssystem (PVS) (bitte beachten: Erst-/Folgebescheinigung). Dort wird die eAU mit den nötigen Daten befüllt und anschließend mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) rechtssicher elektronisch signiert. Erst mit der Signatur kann die eAU via „Drucken und Versenden“ an die jeweilige Krankenkasse via KIM übermittelt werden. Die Adressierung an die richtige Krankenkasse erfolgt automatisch.
Nach dem Absenden an die Krankenkasse, kann der Patientin/dem Patienten ein Papierausdruck der eAU zur Verfügung gestellt werden. Die eAU wird automatisch in der Patientenakte des PVS gespeichert.
Seit 2023 erhalten auch Arbeitgeber die AU-Daten ihrer Arbeitnehmer nur noch digital. Der Abruf dieser Daten erfolgt jedoch über die jeweilige Krankenkasse. Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber jedoch über die Krankeschreibung informieren.
In Ausnahmefällen (z.B. Schüler*innen, Studierende, Arbeitslose) muss auf den Papierausdruck zurückgegriffen werden, da kein digitaler Abruf möglich ist.
Wie wird eine eAU bei Hausbesuchen ausgestellt?
Da bei Hausbesuchen eine Verbindung zur Telematikinfrastruktur nicht möglich ist, gibt es zwei Möglichkeiten die eAU auszustellen:
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Ärztinnen und Ärzte müssen auf den Papierdruck (Formular 1) zurückgreifen und diesen vor Ort händisch ausfüllen und signieren. Zurück in der Praxis muss die eAU im PVS erstellt, elektronisch signiert und an die Krankenkasse versendet werden. Die digitale Übermittlung ist dann bis zum Ende des nachfolgenden Werktages möglich. Wird z.B. Freitagabend bei einem Hausbesuch eine AU ausgestellt, muss diese spätestens bis Montagabend digital an die Krankenkasse übermittelt werden.
- Die eAU wird erst nach dem Hausbesuch zurück in der Praxis im PVS erstellt, elektronisch signiert und an die Krankenkasse geschickt. Die Patientin/der Patient erhält ihre/seine eAU ausgedruckt per Post.
Kann eine eAU nachträglich korrigiert werden?
Sofern die eAU noch nicht an die Krankenkasse digital übermittelt wurde, kann diese im PVS korrigiert werden. Auch der Patientin/dem Patienten muss eine korrigierte Version zur Verfügung gestellt werden.
Wurde die eAU bereits an die Krankenkasse versandt, ist eine nachträgliche Korrektur nicht möglich. Hierzu muss zunächst eine Stornierungsmitteilung der fehlerhaften eAU im PVS an die zuständige Krankenkasse geschickt werden. Anschließend wird die betreffende eAU korrigiert, signiert und erneut an die Krankenkasse versandt. Patientinnen und Patienten erhalten auch hier eine korrigierte Version ihrer eAU.
Was ist bei einem technischen Ausfall zu beachten?
Bei Ausfällen der Telematikinfrastruktur (TI) gibt es folgende Möglichkeiten die eAU an die Krankenkasse zu übermitteln:
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- Ist der Versand der eAU aus der Praxis an die Krankenkasse nicht möglich, speichert das Praxisverwaltungssystem (PVS) die AU-Daten und versendet die eAU erneut, sobald dies wieder möglich ist. Spätestens am Ende des nachfolgenden Werktages muss die eAU an die Krankenkasse versendet werden.
- Sollte bereits beim Ausstellen oder beim Versand ersichtlich sein, dass die eAU nicht elektronisch verschickt werden kann, erhalten Patientinnen und Patienten neben dem Patientenausdruck zwei weitere unterschriebene Ausfertigungen für die Krankenkasse und den Arbeitgeber, die die Patientin/der Patient entsprechend weiterleitet.
- Wird erst später festgestellt, dass eine Störung der TI vorliegt und die eAU auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkasse übermittelt werden kann, versendet die Praxis die Papierbescheinigung selbst an die zuständige Krankenkasse.
Ist die eAU verpflichtend?
Seit dem 01.07.2022 ist die elektronische Übermittlung der eAU an gesetzliche Krankenkassen für niedergelassene Ärzte und Zahnärzte verpflichtend. Auch der digitale Abruf der eAU von Arbeitgebern bei den Krankenkassen ist seit 2023 Pflicht.
Wann wird keine eAU ausgestellt?
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Bei Patientinnen und Patienten, die nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert sind, ist die Auswahl der digitalen Übermittlung im PVS nicht möglich. Für diese Patientinnen und Patienten muss auf das papierbasierte Formular 1 zurückgegriffen werden. Demnach werden – wie noch bis Juli 2022 – 3 Ausdrucke an Patientinnen und Patienten ausgehändigt: für die Krankenkasse, für den Arbeitgeber und für die Patientin/den Patienten selbst.
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Auch AU-Bescheinigungen aus dem Ausland werden nicht elektronisch ausgestellt. Hier muss auch auf das papierbasierte Verfahren zurückgegriffen werden.
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Für Schülerinnen und Schüler, Studierende, Arbeitssuchende und Minijobberinnen und Minijobber in Privathaushalten werden weiterhin Papierbescheinigungen ausgestellt. Ein digitaler Abruf der Bescheinigung ist für Schulen, Universitäten, Jobcenter und Privathaushalte nicht möglich.
- Bescheinigungen bei Erkrankungen des eigenen Kindes (Muster 21) werden weiterhin in Papierform ausgestellt.
Welche Vorteile bringt die eAU?
Die Daten der/des Versicherten können wesentlich schneller und sicherer an Krankenkasse und Arbeitgeber übermittelt werden. Die/der Versicherte muss keine Papierbescheinigung mehr an Arbeitgeber und Krankenkasse schicken. Medienbrüche – z.B. maschinell erstellte Bescheinigung wird ausgedruckt und später wieder eingescannt – werden vermieden und damit können Zeit und Geld gespart werden.
Was ist zukünftig für die eAU geplant?
Es ist geplant, dass die eAU ab 2025 automatisiert in die elektronische Patientenakte der Patientin/des Patienten gespeichert werden kann.
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